Mailen: een bewuste keuze
We kiezen er bewust voor om alleen op afspraak telefonische support te bieden aan onze cliënten. ‘Ad hoc’ telefonische support is niet mogelijk binnen ons kantoor. Ad hoc kun je omschrijven als meteen en ter plekke, zonder afspraak.
We staan volledig achter onze keuze omdat we hebben ervaren dat ad hoc telefonische support voor ons niet werkt. En omdat we uit ervaring weten dat support per mail uitstekende kwaliteit oplevert.
Voor ons kantoor werkt de mail het best voor het bieden van support aan cliënten: vragen stellen kan 24 uur per dag, vragen beantwoorden kan 24 uur per dag, maar het hoeft niet op hetzelfde moment. U stelt uw vraag wanneer het u het beste uitkomt en wij beantwoorden de vraag wanneer het ons het beste uitkomt. We hanteren hierbij wel de regel dat er binnen één werkdag gereageerd moet worden op inkomende mailberichten.
Voor ons en voor onze cliënten is de emailcorrespondentie veel meer dan een snel antwoord op een vraag.
Via de email is het voor ons mogelijk om uw vragen goed te beantwoorden. U stelt gericht vragen en wij geven gericht antwoord. Zo blijft de kans op vragen die gesteld zijn en waar geen antwoord op is gegeven, minimaal. Bovendien pakken we bij de wat complexere vragen uw dossier erbij, slaan de wet- en regelgeving erop na en leggen ons antwoord op een duidelijke en overzichtelijke wijze vast voor u via de email. Geen oneindig in de wacht hangen of doorgeschakeld worden of teruggebeld moeten worden omdat het antwoord nog moet worden uitgezocht.
Voor onze cliënten is onze reactie ook veel meer dan een antwoord op een vraag. Een reactie kunt u nog eens rustig doorlezen, opslaan voor later of doorsturen. Bent u vergeten wat u ook al weer moest doen? U zoekt het mailbericht erbij en u weet het weer. Weet u niet meer welke afspraken wij met elkaar gemaakt hebben? U zoekt het mailbericht erbij. Onze reactie via de mail staat zwart-op-wit, u kunt ons hier dan ook aan houden.
Advocatenkantoor Bouddount heeft een flink aantal jaren wel ad hoc telefonische support geboden aan cliënten. Het persoonlijk contact met cliënten was goed, maar er moest 9 van de 10 keer iets worden uitgezocht en later worden teruggebeld. Bovendien werd van de inhoud van het telefoongesprek na afloop een schriftelijke notitie gemaakt voor in het dossier, iets wat veel extra tijd kostte. Last but not least: ad hoc telefonische support onderbrak altijd ander werk waar we mee bezig waren. De behandeling van de zaak van een cliënt moest blijven liggen als de telefoon ging.
Is er dan helemaal geen direct contact mogelijk? Zeker wel. Er is altijd de mogelijkheid voor het maken van een afspraak. Deze afspraak kan plaatsvinden in persoon bij ons op kantoor, online via beeld of gewoon via de telefoon. Maar wel even eerst via de mail laten weten dat u een afspraak wilt!